Header

Author Archives: Asbjørn Risan

Systemarbeid

august 14th, 2013 | Posted by Asbjørn Risan in Brukergrensesnitt | Generelt - (0 Comments)

I forbindelse med forberedelser til utleggelse av en ny versjon av Oria så er det nødvendig med litt systemarbeid i de nærmeste dagene. Dette innebærer at systemet kan være litt ustabilt fra torsdag/fredag og frem til og med mandag (19/8).

Mer om utlånsstatus

august 13th, 2013 | Posted by Asbjørn Risan in Brukergrensesnitt | Generelt - (8 Comments)

Det har vært noen kommentarer på forrige innlegg om utlånsstatus om at det er behov for å kunne se informasjon i 096 $f og $h.

Vi har nå gjort endringer slik at dette vil komme på plass. På skjermbildene nedenfor vil dere kunne se hvordan dette vil kunne se ut. På det første skjermbildet er 096 $h tatt med og eksemplarene er merket med henholdsvis «Ikke til utlån» og «Kortidslån».

Statusen på dokumenter merket Ikke til utlån vil bli endret fra «Utlånt» til «Kan være tilgjengelig». Vi tar gjerne imot innspill på hva som er mest korrekt på disse dokumentene; «Kan være tilgjengelig» eller «Tilgjengelig».

Skjermbilde 1 utlånsmerknader

På det andre skjermbildet er 096 $f tatt med på det første eksemplaret og anmerkningen «(Spør i skranken)» er tatt med.

Skjermbilde 2: Anmerkninger

Konsekvensen av disse endringene er at like eksemplarer (samme avdeling og hyllesignatur) ikke lenger er samlet, men vil bli vist under plasseringer. Denne listen vil derfor være lengre enn tidligere.

Hva skjer med Ask?

juli 5th, 2013 | Posted by Asbjørn Risan in Brukergrensesnitt | Generelt - (0 Comments)
BIBSYS Ask foreligger pr idag i to versjoner. Den nyeste versjonen vil bli erstattet av Oria i løpet av august, mens den opprinnelige versjonen fortsatt vil være tilgjengelig.

Oria vil være det primære søkeverktøyet rettet mot sluttbrukerne (studenter/forskere/andre), mens Ask hovedsaklig vil være et arbeidsverktøy for institusjonene. Pr idag vil det være enkelte koblinger fra Oria til BIBSYS Ask. Eksempler på dette er bestilling for bibliotekarer på vegne av andre og for kopibestillinger.

Vi regner med at alle institusjoner har tatt i bruk Oria i løpet av året. Første kvartal 2014 vil vi i samråd med Styringsgruppen vurdere om behovet for Ask er tilstrekkelig til å forsvare fortsatt drift og vedlikehold av produktet.

Om vedlikehold av e-ressurser

juli 5th, 2013 | Posted by Asbjørn Risan in Lenketjener - (1 Comments)

Fra og med 1. juli er det innført importstopp av elektroniske e-tidsskrifter for institusjonene utført av BIBSYS. Årsaken til dette er ferieavvikling og klargjøring/ferdigstillelse av eksporten til lenketjeneren (SFX). Tidsplanen er som følger:

  • Frem til 20/8 arbeider vi med tilbakemeldingene fra institusjonene fra forrige eksport til SFX. Bibliotekene kan fortsatt manuelt registrere ressurser i Biblioteksystemet
  • 20/8 – 20/9 BIBSYS gjennomfører en ny full opplastning til SFX og sørger for at alle e-tidsskrifter registrert i biblioteksystemet før 20/8 blir aktivert i lenketjeneren. Ingen e-tidsskrifter skal registreres i Biblioteksystemet etter denne datoen (de vil ikke bli med på eksporten)
  • Fra 20/9 vil alt vedlikehold av e-tidsskrifter skje direkte i lenketjeneren. BIBSYS vil sette opp en eksport (ukentlig) fra SFX til biblioteksystemet slik at beholdning også gjenspeiler seg i biblioteksystemet. Eventuelle endringer i biblioteksystemet vil bli overskrevet ved neste import fra SFX.

Disse datoene er foreløpige og kan bli endret. Vi vil gi beskjed når det ikke lenger har noen effekt å registrere e-tidsskrifter i Bibliotekbasen.

Hvem gjør hva?

Frem til i dag har BIBSYS, med unntak for UniPort,  utført import på vegne av institusjonene. Dette har vært hensiktsmessig og effektivt i og med at vi har kunnet jobbe direkte mot systemet. Dette vil ikke lenger være mulig når alt skal skje direkte i lenketjeneren. Hver enkelt institusjon må derfor ta ansvar for å aktivere og vedlikeholde sine e-tidsskrifter i SFX. BIBSYS vil bistå med informasjon og brukerstøtte. Vi vil sørge for å tilgjengeliggjøre nødvendig dokumentasjon og veiledninger i løpet av august.

BIBSYS vil imidlertid ta ansvar for å aktivere pakker i konsortieavtaler (gjennom konsortieavtalene til CRIStin)  for de enkelte deltagerne. Vi vil også sørge for å vedlikeholde eksporten fra SFX til bibliotekkatalogen og videre til Oria.

Når tar vi i bruk SFX?

SFX er i dag i bruk for Oria og er operativ med den beholdning od de aktiveringene som allerede er på plass. Alle institusjonene er allerede eller vil bli registrert for Google Scholar i løpet av denne uken (uke 27). Det vil derfor kunne begynne å dukke opp lenker i Google Scholar i løpet av juli. For de som pr idag er deltagere i Portalkonsortiet vil vi skifte over slik at BIBSYSx vil redirigere brukeren mot SFX fremfor TDNet i løpet av første halvdel av august. Dette betyr at når brukeren klikker på en BIBSYSx-knapp i en database så vil hun få en SFX-meny istedenfor en TDNet-meny. Etter denne datoen vil også andre BIBSYS-bibliotek bruke BIBSYSx som base-url i ekstern databaser. Mer om BIBSYSx her.

Lisensdata?

Det skjer ingen endring i forbindelse med Lisa. Denne vedlikeholdes som tidligere av BIBSYS i samarbeid med institusjonene. Institusjonene registrerer lokale avtaler (og) mens BIBSYS har ansvar for konsortieavtalene og vedlikeholder og oppretter pakker ved behov.

Hva med e-bøker?

Det er ingen endring på import av e-bøker. Disse meldes inn i meldingssystemet som tidligere og importeres direkte til Bibliotekbasen for deretter å bli eksportert til Oria.

Skisse over dokumentflyt

(klikk på bildet for en større versjon)

e-ressurser_oria

 

One size fits ….?

juli 2nd, 2013 | Posted by Asbjørn Risan in Brukergrensesnitt | Generelt | Teknisk - (13 Comments)

Vi har etter lanseringen fått inn en del spørsmål og kommentarer knyttet til institusjonstilpasning av Oria. Noen ønsker en annen rekkefølge på fasettene eller på fanene i trefflisten. Andre liker facebook knappene, andre ikke. Det gjennomgående spørsmålet er kan dette justeres? Det korte svaret på dette er ofte: Ja, det kan tilpasses.

Det er imidlertid viktig å være klar over en sentral forutsetning og konsekvens av å tilpasse sin egen Oria-instans lokalt. Slik systemet er bygget opp er alle instanser knyttet til en overordnet instans, en mal. Det betyr at vi enkelt kan gjøre en endring i malen og kopiere ut denne for alle instansene. Hvis man gjør lokale tilpasninger så må denne koblingen til malen brytes. Hvis ikke risikerer man at de lokale tilpasningene blir overskrevet neste gang malen oppdateres og instillingene blir kopiert ut. Konsekvensen er da at man selv må ta ansvar for å gjøre justeringer i oppsettet.

Et eksempel: Hvis vi har laget en ny fasett så må denne aktiveres/velges for at den skal bli synlig. Dette kan vi enkelt gjøre på vegne av alle instanser som er knyttet til malen. Institusjoner som ikke er tilknyttet malen må selv, eller ved hjelp av BIBSYS, aktivt gå inn å velge denne fasetten.

Denne koblingen mot malen/defaultoppsettet er knyttet til konfigurasjon av funksjonalitet og ikke til lokale tilpasninger av html-filer, logo eller stilark (CSS). Filene som ligger på FTP-serveren kan fritt endres uten at dette får påvirkning på koblingen mot malen.

Det er helt greit å gjøre/ønske lokale tilpasninger så lenge man er klar over denne konsekvensen. Det kan derfor være greit å ta en ekstra runde på om en tilpasning er nødvendig og om dette er noe som gavner sluttbrukeren.

Oria er imidlertid institusjonens verktøy og det vil helt klart i enkelte sammenhenger være helt riktig å gjøre justeringer. BIBSYS vil være behjelpelig med å gjøre disse tilpasningene. De som ønsker å justere på utseende og funksjonalitet må fylle ut skjemaet på lenken under og sende dette til BIBSYS Brukerstøtte (support@bibsys.no). Vi vil kun forholde oss til dette skjemaet og vi ber om at institusjonen tar en runde internt og samler opp alle endringsforslag slik at vi kun får et skjema pr institusjon. Tidligere innmeldte (uløste) ønsker må også meldes inn på skjemaet. Noen endringer kan være av en sånn karakter at de bør gjelde alle. Disse meldes også inn i dette skjemaet.

Etter lanseringen av Oria medio august vil vi ta tak i eventuelle innmeldte ønsker og gjøre tilpasningene i dialog med institusjonene. Når arbeidet er utført vil institusjonen få tilgang til administrasjonsgrensesnittet slik at videre vedlikehold kan utføres ved institusjonen.

Noen eksempler på mulige tilpasninger

  • Rekkefølge på fasetter
  • Hvilke fasetter skal vises
  • Nedtrekksmeny/faner i enkelt søk
  • Søkemuligheter i avansert søk
  • Tekstendringer
  • Facebook-knapp
  • Visning av foretrukket eller generisk post ved frbr-isering
  • Rekkefølge på faner i trefflisten
  • Med mer

Er du tvil om noe kan endres, sett det opp i skjemaet så vil vi ta stilling til om det er mulig eller ikke.

Skjema for endringsønsker (.doc)

Skjema for endringsønsker (.odt)

Mange ønsker å kunne tilby et søk mot Oria på sine egne nettsider.

Vi har laget en søkeboks-generator som enkelt hjelper deg med å sette opp kildekoden for en slik søkeboks.

Velg hvilken institusjon du ønsker å søke mot, og om du vil søke i eget bibliotek eller alle bibliotek. Du vil få en kildekode som kan klippes ut og limes inn på den nettsiden du ønsker å ha søkeboksen.

Søkeboksen er i utgangspunktet laget med bruk av javascript. For de som ikke har mulighet eller lyst til å benytte javascript på sine nettsider tilbyr vi også en løsning uten javascript. Denne går en ekstra runde innom BIBSYS for å lage lenken før direkte redirigering til Oria og kan ta litt mer tid enn den som bruker javascript. Dette innfører også en potensiell feilkilde. Så hvis du kan velge anbefaler vi at du benytter søkeboksen med javascript.

Bruk denne lenken for å lage din søkeboks.

Oppdatert 5/1 2018: Ny plassering for søkeboksen finner du her: https://www.oria.no/sokeboks/sokeboks.php

Hva er en lenketjener?

Lenketjenerens oppgave er å sørge for at det oppstår en kobling mellom en referanse som brukeren finner og de elektroniske ressursene institusjonen har tilgang på. Kildereferansen kan komme fra søkesystemet, Google Scholar, databaser eller andre kilder. Når lenketjeneren mottar en henvendelse (referanse) fra et system gjør denne et oppslag i sin kunnskapsbase. Kunnskapsbasen innholder informasjon om hvilke elektroniske ressurser institusjone har tilgang på (beholdning). Hvis institusjonen har tilgang på den artikkelen som brukeren etterspør vil brukeren bli presentert for en eller flere lenker til fulltekst hos de enkelte leverandørene.

Oppdatering av kunnskapsbasen for SFX lenketjener

Frem til nå har institusjonenes beholdning av elektroniske ressurser vært primærregistrert og vedlikeholdt i BIBSYS Biblioteksystem. Vi har i juni benyttet denne informasjonen for å eksportere beholdningen til lenketjeneren og maskinelt oppdatert SFX kunnskapsbase for hver enkelt institusjon. I og med at dette var en maskinell oppdatering, var det ikke alle titler som lot seg aktivere, og det var ikke nødvendigvis alle titler i eksporten som skulle aktiveres. Vi har mottatt kontrollfiler fordelt på hver enkelt institusjon for manuell kontroll.

Det vi ønsker dere skal gjøre, er følgende:

  • Sjekke at alle fullpakker dere abonnerer på er aktivert og at dere virkelig har de som er aktivert
  • I filene med enkelttitler sjekker dere poster som har kategori CANDIDATE i kolonne A og se om dere har tilgang til de pakkene som er foreslått/angitt i kolonne D, TARGET. Dette for at titlene skal kunne gjøres tilgjengelige for dere i en eventuell annen ressurs

Oversikt over sjekkfiler fordelt på hver enkelt institusjon finner dere her (hvis det ikke er noen filer for din institusjon så er det ikke nødvendig med noen kontroll).

Mer utfyllende informasjon om denne prosessen og arbeidet og hva dere skal gjøre er beskrevet i dette dokumentet.

Veien videre

På et gitt tidspunkt vil alt vedlikehold av beholdning på elektroniske tidsskrifter skjer i SFX lenketjener. Dette vil da være den autoriative kilden for korrekt beholdning. Som et ledd i forberedelsene til overgang til et nytt biblioteksystem vil vi sørge for å holde Bibliotekbasen oppdatert med beholdning. Denne vil bli basert på import fra lenketjeneren. Det vil si at etter en gitt dato og klarsignal fra oss skal ikke beholdning på tidsskrifter oppdateres i biblioteksystemet. Denne informasjonen vil bli overskrevet.

Rutinene for å eksportere fra lenketjeneren til biblioteksystemet er foreløpig ikke på plass og det gjenstår fremdeles noe avklaringer på hvordan dette best mulig skal håndteres. Dette innebærer at det foreløpig ikke er noen endringer i hvordan e-ressurser skal håndteres. Vi vil komme med mer informasjon om dette på et senere tidspunkt og vi vil også tilgjengeliggjøre informasjon om hvordan man vedlikeholder beholdning i lenketjeneren når den tid kommer. Det kan imidlertid være en fordel å begynne å se på behovet for å dedikere noen ressurspersoner ved institusjonene med et særskilt ansvar for vedlikehold av lenketjeneren, da det potensielt vil være flere arbeidsoppgaver knyttet til dette som institusjonene kan håndtere selv og som BIBSYS har utført tidligere gjennom import.

Institusjonene v/biblioteklederne får i dag full tilgang til betaversjonen av BIBSYS sin nye søketjeneste – oria.no, tidligere omtalt som Discovery-tjenesten, for den enkelte institusjon.

Det vil være en del tilpasninger som gjenstår og elementer som bør endres og justeres, og vi oppfordrer institusjonene til å bruke perioden frem til semesterstart til å melde feil og hva som bør justeres. Endringer knyttet til defaultoppsettet vil bli ivaretatt før lansering så langt praktisk mulig . Institusjonelle tilpasninger vil også bli håndtert, men kan ta noe lengre tid. Se også vedlagte oversikt over kjente feil og mangler.

Tilbakemeldinger sendes på epost til

support@bibsys.no

Lanseringen av Oria for alle vil skje medio august. Vi vil da oppdatere våre nettsider til å gå mot BIBSYS-konsortiets versjon av Oria, legge ut mer informasjon, brukerveiledninger osv.

Brukerveiledninger

juni 20th, 2013 | Posted by Asbjørn Risan in Brukergrensesnitt | Generelt - (3 Comments)

Vi har laget en brukerveiledning for oria.no. Vi har også lagt ut en generell veiledning fra ExLibris. Tilgang til Oria er sendt ut til biblioteklederne. Mer informasjon vil komme ved lanseringen for alle medio august, vi vil da oppdatere våre nettsider til å gå mot BIBSYS-konsortiets versjon av Oria.

Vi vil gjerne ha tilbakemeldinger på justeringer og endringer på standardoppsettet for alle. Noen feil/mangler kjenner vi allerede til og arbeider med. Disse er oppsummert i dokumentet Kjente feil og mangler. Dette dokumentet vil være under kontinuerlig revisjon etterhvert som det kommer nye saker til og når saker blir løst.

Brukerveiledning Oria
Generell brukerveiledning
Kjente feil og mangler

Statusoppdatering juni

juni 7th, 2013 | Posted by Asbjørn Risan in Brukergrensesnitt | Generelt - (5 Comments)

BIBSYS har den siste tiden arbeidet tett med Ex Libris for å tilpasse Primo og SFX for konsortiet. Det er derfor på tide å komme med en statusoppdatering på det arbeidet som er gjort og gi en oversikt over hva som skjer i tiden som kommer.

Status:

  • Hver enkelt institusjon har fått sin instans av søkesystemet og fått tilgang og informasjon om hvordan utseende og tekst kan endres i brukergrensesnittet.
  • Søkesystemet har blitt koblet opp som en tjeneste i Feide. Denne må aktiveres av Feide-berettigede ved institusjonen. Da skal institusjonens navn dukke opp i nedtrekksmenyen når man logger på
  • Brukere knyttet til institusjoner som ikke benytter Feide er importert slik at de er kjent for discoveryverktøyet og kan logge seg på ved å velge BIBSYS som tilhørighet i nedtrekksmenyen
  • Data fra Bibliotekbasen er eksportert til søkesystemet og indeksert og gjort søkbart. Det er satt opp automatiske rutiner som eksporterer endringer i Bibliotekbasen ved nattlige oppdateringer
  • Beholdning av e-tidsskrifter er eksportert til lenketjeneren og maskinelt aktivert. Her vil det være behov for manuell kontroll av aktiveringer. Det vil komme mer informasjon om dette på et senere tidspunkt.
  • Søkesystemet er koblet opp mot biblioteksystemet slik at man får sanntidsoppdatering av beholdning, mulighet til å se egne lån og bestillinger og mulighet til å bestille dokumenter
  • Vi har arbeidet med utseende og innhold, samt funksjonalitet i brukergrensesnittet knyttet til søkekilder, fasetter, avansert søk o.l.
  • BIBSYS har sammen med en testgruppe testet systemet og rapportert feil og mangler til Ex Libris. Den 3. juni avleverte vi en akseptansetestrapport til Ex Libris. Denne rapporten inneholdt en del punkter som må på plass før leveransen kan aksepteres.

Veien videre:

Arbeidet med konfigurering av søkesystemet går videre og denne uken har vi en workshop med Ex Libris for å knytte flest mulig av de løse trådene som har kommet opp i løpet av testfasen. Ex Libris vil i tiden frem mot 14. juni arbeide med å rette feil og mangler påpekt i akseptansetestrapporten, slik at vi kan akseptere systemet.

Med forbehold om at systemet blir akseptert innen 14. juni, tar vi sikte på å gi institusjonene full tilgang i uke 25.

Det vil være en del ting som gjenstår og elementer som bør endres/justeres etter dette og vi oppfordrer institusjonene til å bruke perioden fra vi gir allmenn tilgang frem til semesterstart til å melde feil og det som bør justeres. Hvordan dette skal rapporteres vil vi komme tilbake til når vi gir allmenn tilgang. Vi må gjøre oppmerksom på at det i juli vil være redusert bemanning hos BIBSYS på grunn av ferieavvikling og at innmeldte saker ikke nødvendigvis vil bli håndtert umiddelbart.

Etter at standardoppsettet er ferdigstilt og vi har fått behandlet innkomne forslag til feilrettinger og justeringer vil vi åpne opp for tilgang til adminsitrasjonsgrensesnittet slik at institusjonene selv kan gjøre endringer i funksjonalitet og oppsett. Deretter vil BIBSYS være behjelpelig med å gjøre endringer i det lokale oppsettet, for de institusjonene som ønsker det.