Oria vil være det primære søkeverktøyet rettet mot sluttbrukerne (studenter/forskere/andre), mens Ask hovedsaklig vil være et arbeidsverktøy for institusjonene. Pr idag vil det være enkelte koblinger fra Oria til BIBSYS Ask. Eksempler på dette er bestilling for bibliotekarer på vegne av andre og for kopibestillinger.

Vi regner med at alle institusjoner har tatt i bruk Oria i løpet av året. Første kvartal 2014 vil vi i samråd med Styringsgruppen vurdere om behovet for Ask er tilstrekkelig til å forsvare fortsatt drift og vedlikehold av produktet.

Institusjonene v/biblioteklederne får i dag full tilgang til betaversjonen av BIBSYS sin nye søketjeneste – oria.no, tidligere omtalt som Discovery-tjenesten, for den enkelte institusjon.

Det vil være en del tilpasninger som gjenstår og elementer som bør endres og justeres, og vi oppfordrer institusjonene til å bruke perioden frem til semesterstart til å melde feil og hva som bør justeres. Endringer knyttet til defaultoppsettet vil bli ivaretatt før lansering så langt praktisk mulig . Institusjonelle tilpasninger vil også bli håndtert, men kan ta noe lengre tid. Se også vedlagte oversikt over kjente feil og mangler.

Tilbakemeldinger sendes på epost til

support@bibsys.no

Lanseringen av Oria for alle vil skje medio august. Vi vil da oppdatere våre nettsider til å gå mot BIBSYS-konsortiets versjon av Oria, legge ut mer informasjon, brukerveiledninger osv.

Vi har laget en brukerveiledning for oria.no. Vi har også lagt ut en generell veiledning fra ExLibris. Tilgang til Oria er sendt ut til biblioteklederne. Mer informasjon vil komme ved lanseringen for alle medio august, vi vil da oppdatere våre nettsider til å gå mot BIBSYS-konsortiets versjon av Oria.

Vi vil gjerne ha tilbakemeldinger på justeringer og endringer på standardoppsettet for alle. Noen feil/mangler kjenner vi allerede til og arbeider med. Disse er oppsummert i dokumentet Kjente feil og mangler. Dette dokumentet vil være under kontinuerlig revisjon etterhvert som det kommer nye saker til og når saker blir løst.

Brukerveiledning Oria
Generell brukerveiledning
Kjente feil og mangler

BIBSYS har den siste tiden arbeidet tett med Ex Libris for å tilpasse Primo og SFX for konsortiet. Det er derfor på tide å komme med en statusoppdatering på det arbeidet som er gjort og gi en oversikt over hva som skjer i tiden som kommer.

Status:

• Hver enkelt institusjon har fått sin instans av søkesystemet og fått tilgang og informasjon om hvordan utseende og tekst kan endres i brukergrensesnittet.
• Søkesystemet har blitt koblet opp som en tjeneste i Feide. Denne må aktiveres av Feide-berettigede ved institusjonen. Da skal institusjonens navn dukke opp i nedtrekksmenyen når man logger på
• Brukere knyttet til institusjoner som ikke benytter Feide er importert slik at de er kjent for discoveryverktøyet og kan logge seg på ved å velge BIBSYS som tilhørighet i nedtrekksmenyen
• Data fra Bibliotekbasen er eksportert til søkesystemet og indeksert og gjort søkbart. Det er satt opp automatiske rutiner som eksporterer endringer i Bibliotekbasen ved nattlige oppdateringer
• Beholdning av e-tidsskrifter er eksportert til lenketjeneren og maskinelt aktivert. Her vil det være behov for manuell kontroll av aktiveringer. Det vil komme mer informasjon om dette på et senere tidspunkt.
• Søkesystemet er koblet opp mot biblioteksystemet slik at man får sanntidsoppdatering av beholdning, mulighet til å se egne lån og bestillinger og mulighet til å bestille dokumenter
• Vi har arbeidet med utseende og innhold, samt funksjonalitet i brukergrensesnittet knyttet til søkekilder, fasetter, avansert søk o.l.
• BIBSYS har sammen med en testgruppe testet systemet og rapportert feil og mangler til Ex Libris. Den 3. juni avleverte vi en akseptansetestrapport til Ex Libris. Denne rapporten inneholdt en del punkter som må på plass før leveransen kan aksepteres.

Veien videre:

Arbeidet med konfigurering av søkesystemet går videre og denne uken har vi en workshop med Ex Libris for å knytte flest mulig av de løse trådene som har kommet opp i løpet av testfasen. Ex Libris vil i tiden frem mot 14. juni arbeide med å rette feil og mangler påpekt i akseptansetestrapporten, slik at vi kan akseptere systemet.

Med forbehold om at systemet blir akseptert innen 14. juni, tar vi sikte på å gi institusjonene full tilgang i uke 25.

Det vil være en del ting som gjenstår og elementer som bør endres/justeres etter dette og vi oppfordrer institusjonene til å bruke perioden fra vi gir allmenn tilgang frem til semesterstart til å melde feil og det som bør justeres. Hvordan dette skal rapporteres vil vi komme tilbake til når vi gir allmenn tilgang. Vi må gjøre oppmerksom på at det i juli vil være redusert bemanning hos BIBSYS på grunn av ferieavvikling og at innmeldte saker ikke nødvendigvis vil bli håndtert umiddelbart.

Etter at standardoppsettet er ferdigstilt og vi har fått behandlet innkomne forslag til feilrettinger og justeringer vil vi åpne opp for tilgang til adminsitrasjonsgrensesnittet slik at institusjonene selv kan gjøre endringer i funksjonalitet og oppsett. Deretter vil BIBSYS være behjelpelig med å gjøre endringer i det lokale oppsettet, for de institusjonene som ønsker det.

I løpet av neste uke (uke 21) vil institusjonene få tilgang til brukergrensesnittet for det nye søkeverktøyet.

Hensikten med dette er å åpne opp for at institusjonene selv skal kunne gjøre endringer på logo og tekst på sidene, samt begynne å bli kjent med verktøyet. Brukernavn og passord for tilgang til filene vil bli sendt til biblioteklederne, sammen med informasjon om hvordan man kobler seg opp.

Vi gjør oppmerksom på at vi arbeider med å gjøre endringer og forbedringer i søk og treffliste og at verktøyet ikke er ferdig konfigurert. Det er fritt frem å prøve å søke, men ikke alle søkekilder er på plass eller oppdaterte. Det vil også bli gjort endringer i presentasjon. Vi har derfor ikke mulighet/kapasitet til å håndtere innspill på presentasjon og søk i denne fasen. Vi vil åpne opp for dette på et senere tidspunkt når vi har luket ut flest mulig av de småfeilene vi har identifisert.

Vi vil imidlertid være tilgjengelige for spørsmål/kommentarer knyttet til oppkobling og endring av logo og html-filer.

I forrige uke informerte vi om at det ikke var nødvendig for hver enkelt institusjon å aktivere søkekilder i discoveryverktøyet. Vi vil i dette innlegget si noe om hvordan vi har tenkt rundt søkekilder og hvordan dette henger sammen.

Hver institusjon har sin egen utgave av discoveryverktøyet og kan gjøre tilpasninger etter institusjonens ønske. I første omgang gjelder dette logo, tekst og format på systemet. Senere vil det også kunne gjøres endringer på oppsett og funksjonalitet. For å kunne holde tidsplanen vil vi sette opp alle instansene av systemet med et default oppsett. I dette oppsettet vil det være tre søkekilder som studentene kan velge å søke i.

Før vi beskriver de ulike mulighetene er det nødvendig å definere og avklare noen begreper.

• Bibliotekbasen er den samlede bestanden til alle BIBSYS-bibliotek og består av trykt materiale i tillegg til e-tidsskrifter (tittelnivå) og e-bøker.
• Hvert enkelt biblioteks lokale base er en delmengde av den samlede Bibliotekbasen.
• Primo Central er en database fra ExLibris der de har indeksert artikler fra de aller fleste innholdsleverandører i verden. Basen inneholder millioner av poster fra tusenvis av leverandører og de arbeider kontinuerlig med å å vedlikeholde, oppdatere og legge til nye kilder.
• Lokal Primo Central er den delen av Primo Central som institusjonene selv har aktivert og markert at de ønsker å søke i. Dette er typisk basert på hvilke kilder/innhold man har abonnement på. Det var definisjonen av hva som skulle inngå i Lokal Primo Central vi varslet om tidligere i mai og som nå ikke lenger er nødvendig. Vi vil i stedet aktivere alle søkekilder i hver institusjons lokale Primo Central slik at det ikke er noen innholdsmessig forskjell på Primo Central og Lokal Primo Central. Når noen søker i Lokal Primo Central så vil trefflisten bli filtrert gjennom SFX slik at man kun får treff på det man har fulltekst-tilgang på. Forenklet kan man si at Lokal Primo Central består av e-ressurser man har fulltekst-tilgang på.
• SFX er lenketjeneren og hver enkelt institusjon har sin egen instans eller er med i en felles instans. I lenketjeneren er det informasjon om hvilke tidssskrifter hver enkelt institusjon har abonnement på og for hvilken periode, i tillegg til informasjon om eventuelle begrensinger på tilgang, f.eks. embargo osv. BIBSYS vil sørge for at alle tidsskrifter som pr idag er registrert i Bibliotekbasen, vil bli aktivert for hver instans i SFX for alle institusjoner som har abonnment på det aktuelle tidsskriftet. Det vil komme et eget blogginnlegg om SFX og aktivering og vedlikehold av e-ressurser.

Søkekilder

Lokal instans
Dette er de tre søkekildene som vil bli satt opp i hver enkelt instans av søkesystemet:

1. Lokal BIBSYS-Base + Lokal Primo Central (filtrert gjennom SFX)
2. BIBSYS Bibliotekbase + Lokal Primo Central (filtrert gjennom SFX)
3. BIBSYS Bibliotekbase + Primo Central (alt som finnes indeksert)

Felles instans
I tillegg til at hver institusjon har sin egen instans vil det også være en generell instans. Denne er beregnet på brukere som ikke er tilknyttet en bestemt institusjon. Søkekildene som er definert for den generelle instansen er:

1. BIBSYS Bibliotekbase
2. BIBSYS Bibliotekbase + Lokal Primo Central (filtrert gjennom SFX)
3. BIBSYS Bibliotekbase + Primo Central (alt som finnes indeksert)

Hvilken SFX-instans resultatene blir filtrert gjennom, er basert på om brukeren søker fra en kjent IP-adresse eller er logget på og autentisert som tilhørende en bestemt institusjon. Hvis brukeren er ukjent, vil man kun få treff på elektroniske ressurser som er gratis tilgjengelig i tillegg til Bibliotekbasen.

Vi vil gjerne ha tilbakemeldinger på dette oppsettet etterhvert som dere bygger erfaringer på hvordan systemet fungerer og hvordan det kan forbedres. Det vil ikke bli gjort endringer i oppsettet før vi setter systemet i drift, men vi kan basert på tilbakemeldinger gjøre endringer etter sommeren. Dette kan gjøres felles for alle institusjoner, eller enkeltvis.