Vi har fått en del spørsmål om hvordan prosessen frem mot valget av Ex Libris har vært, så jeg skal kort oppsummere hvordan vi har jobbet.

BIBSYS begynte arbeidet med kravspesifikasjonen for nytt Discovery-system sommeren 2012. Det ble opprettet en ekstern arbeidsgruppe med deltagere fra UIO, UIB, NTNU, UIT, HIST og NHH som har bistått BIBSYS i denne prosessen. Gruppens mandat var blant annet å kvalitetssikre innholdet i kravspesifikasjonen for å sikre at institusjonenes krav ble ivaretatt. Gruppen bestod av både teknisk og bibliotekfaglig personale, og hadde til sammen en sterk faglig plattform. I løpet av høsten hadde gruppen to intensive workshops, og i desember var kravspesifikasjonen til nytt discovery-system ferdig.

I februar i år startet arbeidet med testing og evaluering av systemene. Fire av deltagerne som bistod med kravspesifikasjonen fortsatte i en testgruppe, i tillegg til to nye deltagere. BIBSYS deltok også med bibliotekfaglig personale. Under testingen var det viktig for oss å ha fokus på at systemet er for sluttbrukerne, og deltagerne i testgruppen som alle var bibliotekpersonale, ble valgt ut i fra deres tette kontakt med sluttbrukere i sitt daglige arbeid.

Testgruppen deltok på leverandørenes demo av systemene, i tillegg til intensiv testing på egen hånd. På forhånd hadde vi utarbeidet flere ‘use-caser’ som ble brukt som grunnlag for testingen. Det ble laget testskjema og det ble gitt poeng med begrunnelse, og vi avsluttet med en workshop hvor gruppen samstemt konkluderte med at Ex Libris ga det beste resultatet av testingen.

Parallelt med at testgruppen testet systemene, jobbet BIBSYS med evaluering av de skriftlige svarene fra leverandørene. Systemene ble evaluert etter følgende tildelingskriterier:

• Kommersielle betingelser inkl. pris
• Innhold og dekning
• Funksjonalitet inkl. praktisk testing
• Tillit til leveranseevnen

Hvert av disse punktene ble inndelt i underpunkter, og hver av disse fikk poeng ut i fra hvordan de tilfredsstilte kravene. Ex Libris kom best ut på alle tildelingskriteriene, og fikk dermed høyest totalscore, og ble valgt som leverandør av discovery-system for Biblioteksystemkonsortiet.

Samarbeidet med de eksterne arbeidsgruppene har fungert veldig bra, og gjør at vi er trygge på at både arbeidet med kravspesifikasjonen og evalueringen av systemene er tatt hånd om på best mulig måte. Det er av stor verdi at vi i slike prosesser kan benytte kompetanse fra de som jobber ‘ute i felten’. Vi håper å kunne benytte tilsvarende arbeidsgrupper i flere prosjekter fremover.