Fra og med 1. juli er det innført importstopp av elektroniske e-tidsskrifter for institusjonene utført av BIBSYS. Årsaken til dette er ferieavvikling og klargjøring/ferdigstillelse av eksporten til lenketjeneren (SFX). Tidsplanen er som følger:

• Frem til 20/8 arbeider vi med tilbakemeldingene fra institusjonene fra forrige eksport til SFX. Bibliotekene kan fortsatt manuelt registrere ressurser i Biblioteksystemet
• 20/8 – 20/9 BIBSYS gjennomfører en ny full opplastning til SFX og sørger for at alle e-tidsskrifter registrert i biblioteksystemet før 20/8 blir aktivert i lenketjeneren. Ingen e-tidsskrifter skal registreres i Biblioteksystemet etter denne datoen (de vil ikke bli med på eksporten)
• Fra 20/9 vil alt vedlikehold av e-tidsskrifter skje direkte i lenketjeneren. BIBSYS vil sette opp en eksport (ukentlig) fra SFX til biblioteksystemet slik at beholdning også gjenspeiler seg i biblioteksystemet. Eventuelle endringer i biblioteksystemet vil bli overskrevet ved neste import fra SFX.

Disse datoene er foreløpige og kan bli endret. Vi vil gi beskjed når det ikke lenger har noen effekt å registrere e-tidsskrifter i Bibliotekbasen.

Hvem gjør hva?

Frem til i dag har BIBSYS, med unntak for UniPort,  utført import på vegne av institusjonene. Dette har vært hensiktsmessig og effektivt i og med at vi har kunnet jobbe direkte mot systemet. Dette vil ikke lenger være mulig når alt skal skje direkte i lenketjeneren. Hver enkelt institusjon må derfor ta ansvar for å aktivere og vedlikeholde sine e-tidsskrifter i SFX. BIBSYS vil bistå med informasjon og brukerstøtte. Vi vil sørge for å tilgjengeliggjøre nødvendig dokumentasjon og veiledninger i løpet av august.

BIBSYS vil imidlertid ta ansvar for å aktivere pakker i konsortieavtaler (gjennom konsortieavtalene til CRIStin)  for de enkelte deltagerne. Vi vil også sørge for å vedlikeholde eksporten fra SFX til bibliotekkatalogen og videre til Oria.

Når tar vi i bruk SFX?

SFX er i dag i bruk for Oria og er operativ med den beholdning od de aktiveringene som allerede er på plass. Alle institusjonene er allerede eller vil bli registrert for Google Scholar i løpet av denne uken (uke 27). Det vil derfor kunne begynne å dukke opp lenker i Google Scholar i løpet av juli. For de som pr idag er deltagere i Portalkonsortiet vil vi skifte over slik at BIBSYSx vil redirigere brukeren mot SFX fremfor TDNet i løpet av første halvdel av august. Dette betyr at når brukeren klikker på en BIBSYSx-knapp i en database så vil hun få en SFX-meny istedenfor en TDNet-meny. Etter denne datoen vil også andre BIBSYS-bibliotek bruke BIBSYSx som base-url i ekstern databaser. Mer om BIBSYSx her.

Lisensdata?

Det skjer ingen endring i forbindelse med Lisa. Denne vedlikeholdes som tidligere av BIBSYS i samarbeid med institusjonene. Institusjonene registrerer lokale avtaler (og) mens BIBSYS har ansvar for konsortieavtalene og vedlikeholder og oppretter pakker ved behov.

Hva med e-bøker?

Det er ingen endring på import av e-bøker. Disse meldes inn i meldingssystemet som tidligere og importeres direkte til Bibliotekbasen for deretter å bli eksportert til Oria.

Skisse over dokumentflyt

(klikk på bildet for en større versjon)

Hva er en lenketjener?

Lenketjenerens oppgave er å sørge for at det oppstår en kobling mellom en referanse som brukeren finner og de elektroniske ressursene institusjonen har tilgang på. Kildereferansen kan komme fra søkesystemet, Google Scholar, databaser eller andre kilder. Når lenketjeneren mottar en henvendelse (referanse) fra et system gjør denne et oppslag i sin kunnskapsbase. Kunnskapsbasen innholder informasjon om hvilke elektroniske ressurser institusjone har tilgang på (beholdning). Hvis institusjonen har tilgang på den artikkelen som brukeren etterspør vil brukeren bli presentert for en eller flere lenker til fulltekst hos de enkelte leverandørene.

Oppdatering av kunnskapsbasen for SFX lenketjener

Frem til nå har institusjonenes beholdning av elektroniske ressurser vært primærregistrert og vedlikeholdt i BIBSYS Biblioteksystem. Vi har i juni benyttet denne informasjonen for å eksportere beholdningen til lenketjeneren og maskinelt oppdatert SFX kunnskapsbase for hver enkelt institusjon. I og med at dette var en maskinell oppdatering, var det ikke alle titler som lot seg aktivere, og det var ikke nødvendigvis alle titler i eksporten som skulle aktiveres. Vi har mottatt kontrollfiler fordelt på hver enkelt institusjon for manuell kontroll.

Det vi ønsker dere skal gjøre, er følgende:

• Sjekke at alle fullpakker dere abonnerer på er aktivert og at dere virkelig har de som er aktivert
• I filene med enkelttitler sjekker dere poster som har kategori CANDIDATE i kolonne A og se om dere har tilgang til de pakkene som er foreslått/angitt i kolonne D, TARGET. Dette for at titlene skal kunne gjøres tilgjengelige for dere i en eventuell annen ressurs

Oversikt over sjekkfiler fordelt på hver enkelt institusjon finner dere her (hvis det ikke er noen filer for din institusjon så er det ikke nødvendig med noen kontroll).

Mer utfyllende informasjon om denne prosessen og arbeidet og hva dere skal gjøre er beskrevet i dette dokumentet.

Veien videre

På et gitt tidspunkt vil alt vedlikehold av beholdning på elektroniske tidsskrifter skjer i SFX lenketjener. Dette vil da være den autoriative kilden for korrekt beholdning. Som et ledd i forberedelsene til overgang til et nytt biblioteksystem vil vi sørge for å holde Bibliotekbasen oppdatert med beholdning. Denne vil bli basert på import fra lenketjeneren. Det vil si at etter en gitt dato og klarsignal fra oss skal ikke beholdning på tidsskrifter oppdateres i biblioteksystemet. Denne informasjonen vil bli overskrevet.

Rutinene for å eksportere fra lenketjeneren til biblioteksystemet er foreløpig ikke på plass og det gjenstår fremdeles noe avklaringer på hvordan dette best mulig skal håndteres. Dette innebærer at det foreløpig ikke er noen endringer i hvordan e-ressurser skal håndteres. Vi vil komme med mer informasjon om dette på et senere tidspunkt og vi vil også tilgjengeliggjøre informasjon om hvordan man vedlikeholder beholdning i lenketjeneren når den tid kommer. Det kan imidlertid være en fordel å begynne å se på behovet for å dedikere noen ressurspersoner ved institusjonene med et særskilt ansvar for vedlikehold av lenketjeneren, da det potensielt vil være flere arbeidsoppgaver knyttet til dette som institusjonene kan håndtere selv og som BIBSYS har utført tidligere gjennom import.